外国人新卒採用の実際の手続きとフローをご紹介！準備から内定後まで徹底解説！

近年、新卒で外国人の採用を実施する企業が多くみられるようになってきました。
本記事では

まで企業目線で解説します。

日本での新卒外国人採用の現状

最初に新卒外国人採用の現状について解説します。

新卒の外国人が日本で就職する人数はどのくらい？

厚生労働省が発表している「『外国人雇用状況』の届出状況まとめ」（令和5年10月末）のデータによると外国人労働者数は約204万人で過去最高を更新したそうです。前年と比べ、約9.5万人増加し、日本において外国人労働者が増加していることが分かります。

また同様に、出入国在留管理庁のデータによると令和３年において「留学」等の在留資格をもって在留する外国人が我が国の企業等への就職を目的として行った在留資格変更許可申請に対して、処分した数は約３万人でこのうち約2.8万人が許可されています。

新卒外国人を採用している日本企業（業種別）

厚生労働省が発表している「『外国人雇用状況』の届出状況まとめ』」（令和5年10月末）によると製造業が27.0%と1番多く、2番目に卸売業、小売業が多いことが分かります。製造業、卸売業小売業、宿泊業飲食業、建設業、サービス業はそれぞれ10〜20%となっていて幅広い業種に外国人労働者が就業できている状況となっています。

業種	製造業	卸売業、小売業	その他	宿泊業、飲食サービス業	建設業	医療，福祉	情報通信業
産業別外国人雇用事業書の割合	27.0%	12.9%	13.5%	11.4%	7.1%	4.4%	4.2%

【参考文献】「「外国人雇用状況」の届出状況まとめ【本文】 （令和5年 10 月末現在）」厚生労働省

新卒外国人留学生の国籍、地域別内訳

厚生労働省が発表している「『外国人雇用状況』の届出状況まとめ』」（令和5年10月末）によると、国籍別、地域別ではベトナムが最も多く、518,364人と外国人労働者数全体の25.3%となっています。2番目に中国が多く397,918人と19.4%となっています。３番目はフィリピンで226,846人となっていて、４番目以降も同様に東南アジア圏が多いです。

国籍	ベトナム	中国	フィリピン	ネパール
割合及び人数	25.3%	19.4%	11.1%	7.1%

【参考文献】「「外国人雇用状況」の届出状況まとめ【本文】 （令和４年 10 月末現在）」厚生労働省

新卒で外国人採用を行うメリット

実際に新卒で外国人を採用する上で、企業にどんなメリットがあるのでしょうか？ここでは新卒で外国人を採用するメリットを４つ紹介します。

企業のブランドイメージアップ

外国人を採用することのメリットとして、企業イメージの向上もあげられます。

外国人を採用することは、ダイバーシティを推進する企業であるというブランドイメージを構築することができます。近年では、年齢や性別、国籍、学歴、特性、趣味嗜好、宗教などにとらわれない多種多様な人材が活躍できる社会的な求められています。

外国人を積極的に採用することで、ダイバーシティを推進する企業であるという印象がつき、ブランドイメージの向上につながります。

海外市場での競争力アップ

海外進出を検討中、もしくは海外で事業拡大を検討中の場合、社内にグローバル化に対応ができるケイパビリティを確保することは大きな課題になります。

グローバル化への対応を行うためには、既存社員のリスキリングと新規の採用活動という2つの方向性があります。1つ目の既存社員のリスキリングに関しては、研修コストと時間的コストがかかります。一方、新規の採用活動、つまり外国人採用に関しては、時間的、経済的コストを抑えたうえで、グローバル化に対応できます。

よって、外国籍の人材を採用することはグローバル化への足がかりになるでしょう。

社内活性化につながる

次に、新卒で外国人を採用するメリットとして挙げられるのは、社内の活性化を促進することができる点です。

外国籍の人材を採用するということにより、日本人の社員はさまざまな国籍や文化、価値観に触れることになります。

異なる考え方に触れることは、異なる視点や切り口の発見に繋がり、従来までは考えられなかった独創的なアイデアを創出することに繋がる可能性を秘めています。

よって、外国人採用は社内の活性化をもたらすという利点があるのです。

人材不足の解決

4つ目のメリットとして、人材不足の解決が挙げられます。

日本は今後ますます少子高齢化が進行すると予測されており、人材不足が問題となっています。官公庁としても優秀な外国人を日本に招くための施策が出されており、高度なスキルを持つ外国人人材を採用できる機会は増えることでしょう。

よって外国人採用を行うことで、人材不足問題の解決を図れるといえます。

新卒で外国人採用を行うデメリット

メリットの多い新卒での外国人採用ですが、デメリットも当然いくつか存在します。ここでは新卒で外国人採用を行うデメリットについて以下の4つを紹介します。

就労ビザに関する手続きが複雑

新卒で外国人を雇用する際には、就労ビザの取得を含む一連の手続きが必要です。これらは非常に複雑なものとなります。就労ビザの申請や関連書類の提出、審査の過程など、多くの段階を経て外国人労働者を正式に雇用することが求められます。
雇用に関する手続きは一定の期間と労力を要しますが、正確で適切な方法で手続きを進めることは不可欠です。

日本人以上の新卒研修が必要

新卒で外国人を雇用する際には、日本人以上の新卒研修が必要になるケースもあります。

それは、業務研修だけでなく、異なる文化や言語に順応するためにのトレーニングが追加で必要になるためです。

もちろん、外国人人材の中でも「特定技能2号」に該当する人材の場合は、ビジネスレベルの日本語力は担保されているため、語学研修は必要ありません。

日本人以上の新卒研修が必要か否かは、採用する外国人のレベルによるのです。そのため自社として、どの程度の外国人人材を採用したいのか明確にしておく必要があるでしょう。

採用コストが高い

外国人を採用する場合多額の費用がかかります。まず1番大きな費用として挙げられるのは人材紹介会社に支払う手数料です。費用は100万円前後で理論年収の20%〜35%が手数料の相場となってきます。
そのほかにも在留資格変更・更新費用として、5万〜10万、健康診断費用1万、渡航費、在留資格認定証明書の交付申請費用10万〜15万円など多額の費用がかかります。

	費用
人材紹介会社に支払う手数料	100万円前後
在留資格変更・更新費用	5万〜10万
健康診断費用	1万
渡航費	5万〜
在留資格認定証明書の交付申請費用	10万〜15万円

離職率が上昇する可能性がある

外国人採用における懸念点の１つに離職率が上昇する可能性が高まることが挙げられます。

外国人が異なる文化や環境に適応することは容易ではなく、従業員が新しい文化や職場環境に馴染むまでに時間がかかる場合があります。これは、コミュニケーションの課題や価値観の違いが生じ、チームの一体感や効率性に影響を与える可能性があります。また、慣れない職場で働くことはストレスや孤立感を引き起こす可能性があり、外国人の離職率を高める要因となります。

企業は、外国人従業員が円滑に職場環境に適応できるよう、適切なサポートや教育プログラムを提供することが重要です。さらに、文化の違いを尊重し、多様性を活かす企業文化を築くことで、組織全体のパフォーマンスを向上させることができます。

外国人採用のための６つのステップを紹介

では実際に外国人を採用する際の流れをご紹介します。
各ステップは以下の6つです。

それぞれについて詳しくみていきましょう。

1. 雇用の目的などの前提を明確にする

まず外国人を雇用する目的を明確にしましょう。求人を始める前にきちんとした採用計画を練り、どのようなスキルを持った人材に、どのような仕事をして欲しいのか、その年齢や雇用期間、雇用予定人数など、詳しい採用計画を立てましょう。

企業がどのような価値を外国人採用で追求するのか、戦略的な視点で考える必要があります。具体的な業務ニーズやチーム構成の要件を考慮し、戦略的に外国人採用を進めるための基盤を築きましょう。

外国人労働者を採用する際、単に「安い労働力を多く確保するため」などの理由で採用を進めようとしても、自社にあった人材を確保するのは難しいです。また、そうした動機で採用を試みると、採用後の労働環境の担保が難しくなるなど、トラブルが生じかねません。

2. 外国人の募集をかける

求める人材の理想像が決まったら、実際に求人募集をかけます。
方法としては、自社サイトや求人サイト・SNSに求人情報を載せる、また人材紹介会社に紹介してもらうなどが考えられます。

前者の場合は、求人にかかる費用は抑えられる一方、求職者が直接求人に応募するため、応募者のスクリーニングは自社で行う必要があります。

後者の場合は、外国人紹介に特化した人材紹介会社に登録するのが良いでしょう。人材紹介会社は、在留資格についてなど、外国人就労について熟知しているので、自社としては手間が省けます。

また、第三の方法として、外国人社員などから紹介してもらうリファラル採用が考えられます。知人が職場にいることで、外国人労働者にとっても安心できるほか、自社としても信頼度の高い人材を確保できます。

3. 雇用が可能な外国人かどうかを確認する

前章で触れたように、外国人の方が日本で就労するには、多くの条件を満たしている必要があります。

すでに国内に在住している外国人の場合は、在留カードをよく確認し、雇用しても良い人材かどうかを注意深く確認しましょう。

特に、人材紹介会社を通して採用を行う場合は、そうした確認を紹介会社に任せることが多いですが、中には違法な就労の斡旋を行う会社もあるため、信頼できる紹介会社を利用するのがおすすめです。

4. 選考を行う

応募者の資格に問題がなければ、実際に面接などの選考を行います。

選考時には、書類選考や面接を通して日本語能力の高さはもちろん、その人材の得意とする分野と求める人材のマッチ度など、日本人を選考する際と同じように、彼らのスキルを見極めましょう。

また、同じ肩書きを持った職でも、国によって仕事内容が大きく異なることもあります。そうした文化の違いに気づきながら、丁寧にヒアリングを行い、採用後のミスマッチを防ぎましょう。

5. 採用の場合、雇用契約を結ぶ

選考の結果、求める人材と応募者が一致すれば、雇用契約の締結に移ります。
外国人を相手に雇用契約を結ぶ際、その契約書が特に重要となります。

契約書の内容に漏れがあると、のちのトラブルに繋がりますし、口頭でのやり取り・説明では勘違いを生んでしまいます。

契約を結ぶ際の「労働条件通知書」または「雇用契約書」については、正しく理解してもらえるよう、相手の母国語で作成しましょう。

6. 在留資格申請・変更を行う

具体的な申請書類や手続きについて、企業が外国人労働者をサポートする必要があります。
現時点では海外に在住している外国人を雇用する場合には、入国するための在留資格を申請する必要があります。

また、国内に在住している外国人であっても、在留資格の変更が必要となる場合があります。

申請する書類が多くあったり、システムが複雑であるため、外国人本人がしっかりと手続きを勧められているかどうか、確認してあげることが必要です。

7. 入社までの準備・入社を行う

無事これらの制度的な関門をクリアできたら、ついに実際に日本で働く準備が重要になります。
入社までに、住居の確保、銀行口座の開設、ライフラインの契約、航空券の手配、引っ越し準備、事前研修、自治体への各種届出などを済ませなければいけません。

海外にいる外国人がこれらを全て一人で行うのはとても難しいので、外国人労働者が日本での生活や仕事に集中できるよう住居探しなどは企業が支援をしてあげると親切でしょう。

在留資格によっては、企業による事前ガイダンスやオリエンテーションの実施が義務付けられていることもあります。
それらの条件を全て確認して準備を進めましょう。

外国人新卒採用の手続き

それでは、外国人の新卒採用における手続きを入社前と入社後に分けてご紹介していきます。外国人新卒採用の多くは留学生の採用であるため、いくつか省略できる手続きもありますが、一通り解説していきます。

入社前の外国人の採用手続き

日本での就労に問題ないことがわかり、面接などの選考を通過して外国人を採用することが決まったら、行わなければならないことがあります。それは、日本人の採用手続きと同様のものもありますが、特に注意すべきこともあるため詳しく解説します。

在留資格についての手続き

外国人が、日本で実際に働いてもらうことが決定した場合に必要となる在留資格の分類は、3つに分かれます。

新卒で留学生を採用する場合は、基本②に該当します。

住民登録

こちらは、留学生の採用の場合必要ないことが多いですが、外国人採用において住民登録は、雇用主や外国人従業員にとって非常に重要な要素です。

雇用主としては、外国人従業員が正当な身分で雇用されており、法的手続きが適切に行われていることを確認する責任があります。また、外国人従業員も住民登録を適切に行い、日本での生活や労働に必要な法的地位を維持する必要があります。

社会保険に加入

外国人も社会保険に加入しなければなりません。外国人本人の意向で社会保険の加入の可否が決まるものではなく、会社が社会保険に入る義務があります。

健康保険・厚生年金

手続き期間は事実発生から５日以内と短いので注意しましょう。事業主が「被保険者資格取得届」を日本年金機構へ提出します。「被保険者資格取得届」の提出の際には資格取得時の本人確認が必要となるため、マイナンバーなどの本人確認書類を用意しましょう。

雇用保険に加入する

雇用保険も日本人と同様に、要件を満たす場合は加入する必要があります。手続きはハローワークで行い、手続き期間は被保険者となった日の翌月10日までとなります。
以下が加入の条件なので条件を満たしている場合は加入手続きを行いましょう。

労災保険に加入する

労災保険ももちろん外国人に対しても適用新ます。従業員を１人でも雇用している場合は法人・個人事業にかかわらず強制適用事業所となり加入が義務となります。
万が一、不法労働者であっても労災保険は適用範囲になるため注意しまよう

入社後の外国人の採用手続き

新卒での外国人採用の場合は入社後にもしなければならない手続きがあります。日本人の採用の場合は必要ないことがほとんどであるため確認しておきましょう。

各種届け出

入社後も場合に応じて、届け出が必要になります。定期的に提出しなければならないものや、何か変更点があった場合にのみ必要とされる随時の届け出などさまざまなです。

在留資格の更新

在留資格は、永遠に認められるものではありません。最長で5年で、3年、1年又は3月の場合が多くなっています。期限が切れたまま就労していると、罰金を支払う必要があるため雇用主も気を付ける必要があります。

更新は有効期限が切れる三ヶ月前から申請が可能です。再申請には約一ヶ月かかるので、遅くても有効期限が切れる二ヶ月前には入国管理局へ再申請の手続きを進めましょう。

新卒で外国人採用成功ための注意点

新卒で外国人を採用する上で、どんな注意点があるのでしょうか？ここでは新卒で外国人を採用する際の注意点を紹介します。

社内で相互理解に努める

新卒で外国人を採用する際には、異なる文化や習慣を尊重し、理解することが必要です。

外国人労働者が持つ独自の背景や文化を考慮に入れ、受け入れるための適切な環境を整えることが、円滑な労働環境を構築し、トラブルを未然に防ぐために重要です。また会社がトップダウンで外国人採用を行っても現場が不満を抱えてしまうケースも多々あります。したがって、社内全体で外国人の採用に際して、文化的違いや習慣についての理解と配慮が必須となります。

外国人受け入れのためのサポート体制を充実させる

外国人採用の成功のためには、適切なサポートとアクセスを提供することが重要です。言語学習の支援、住宅や生活環境のサポート、ビジネス文化や社内手続きに関するガイダンスなど、外国人人材が円滑に組織に適応できるような環境を整える必要があります。

また、文化的なイベントや交流の場を提供することで、他の社員とのつながりや組織への統合を促進することも重要です。

採用前に留学生の在留資格を確認すること

基本的に、日本に居住する外国人は在留カードを保持しています。在留カードには、「技術・人文知識・国際業務」や「特定技能1号」などの他にも、「永住者」や「日本人の配偶者等」といった様々な種類が存在します。

重要なのは、これらのカード全てには有効期限が記載されているということです。ただし、期限の年数は在留資格によって異なりますが、その期限を超えて日本に滞在することは認められていません。

なお、永住者は在留期限は存在しませんが、在留カードには有効期限が記載されていますので、これにも留意する必要があります。

在留資格取得のための手続きを行う必要がある

外国人留学生のビザは主に学業を目的としており、そのため通常は就労が制限されています。外国人留学生が日本で働くためには、適切な手続きを経る必要があります。具体的には、「就労ビザに切り替えて正社員として働く」か、「資格外活動許可を取得してアルバイトとして働く」のいずれかの方法を選ぶことになります。

就労ビザに切り替えて正社員として働く場合

留学生は日本の雇用主との契約を結び、その雇用主のスポンサーシップを受けて就労ビザを申請します。このプロセスでは、雇用契約や給与条件、職務内容などが明確に記載される必要があります。また、留学生が担う職務が、日本国内の人材では埋まりきれない特定の職種であることも求められます。

資格外活動許可を取得してアルバイトとして働く場合

留学生は通常の留学ビザを保持したまま、アルバイトやパートタイムの仕事を行う許可を取得します。この際、週の労働時間や収入に制限があり、留学生の主たる学業が影響を受けないように配慮されています。

外国人雇用状況届出を忘れずに提出する

「外国人雇用状況届出」とは全ての事業主が外国人の雇用及び離職の際に管轄のハローワークに届けを出さなくてはなりません。もちろん新卒で外国人を採用する際にも、提出をしなくてはなりません。
提出期限は雇入れの翌月10日までです。届出を怠った場合、30万円の罰金が科されるので注意が必要です。

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まとめ

いかがだったでしょうか？今回は外国人を新卒で採用する際の、注意点やメリットについて解説しました。外国人を新卒で採用しようと考えている企業は是非本記事を参考にしてみてください。