外国人採用の注意点は？募集や採用時、採用後の3つの視点から解説！

人手不足が深刻化する日本では近年、外国人労働者の採用を実施する企業が多くみられるようになってきました。

一方で、

などさまざまな疑問を持つ方も多いと思います。
本記事では、外国人採用のメリット・デメリットや採用の流れ、採用時の注意点までまとめました。ぜひ最後までご覧ください。

外国人採用の現状

外国人労働者は、増加傾向にあります。「厚生労働省　外国人雇用状況の届出状況まとめ（令和5年10月末時点）」によると、外国人労働者数は初の200万人超えで過去最高記録を更新し、対前年比225,950 人増加、前年の5.5％から6.9％に増加しています。

出典：）『「外国人雇用状況」の届出状況まとめ（令和5年10月末現在）』厚生労働省

増加の要因として、以下2点が考えられます。

それぞれについて詳しく解説します。

人材不足により政府が受け入れを推進しているため

政府が推進している高度外国人材や留学生の受け入れが進んでいることが挙げられます。同時に、雇用情勢の改善により、「永住者」や「日本人の配偶者」などの在留資格を持つ外国人の就労が増えています。また、技能実習制度の活用によって、技能実習生の受け入れも増加しています。

海外進展などグローバル化に対応するため

さらに、近年は日本を訪れる外国人観光客の数が増えており、それに伴って外国人観光客に対応するための企業が増加しています。この流れに合わせて、外国人を採用する企業も増えています。

外国人を採用する際のメリット

まずは外国人採用のメリットについて解説します。メリットは以下4つあります。

それぞれについて詳しく解説します。

労働力の確保

日本の少子高齢化の影響により、若い労働者の数が減少しています。この傾向は日本の労働市場において大きな課題となっています。

しかし、外国人労働者の数は増加傾向にあり、この点が労働力の確保において新たな可能性を示唆しています。厚生労働省のデータによれば、2020年から2021年にかけては1,724〜1,727千人の外国人労働者数で横ばいでしたが、2022年には94千人増加し、2023年には2,000千人に到達しました。

このように、外国人労働者の需要が増加しており、彼らを採用することで日本の企業は労働力を確保できるメリットがあります。

出典：）『「外国人雇用状況」の届出状況まとめ（令和5年10月末現在）』厚生労働省

専門性の高い人材を確保できる

外国人採用を行うことで、専門性の高い人材を確保できるという利点もあります。外国人人材が専門性が高いといえる根拠として、ジョブ型雇用が挙げられます。海外では採用活動において、専門領域別の採用が行われており、入社時点で業務内容が固定化されています。そのため、ジェネラル採用の日本人と比較して専門性が磨かれやすいのです。

このような背景から、外国人採用には専門性の高い人材を確保できるという利点があると言えます。

職場内の活性化

異なる言語や文化背景を持つ外国人労働者を雇用することで、職場内に新たなアイデアとエネルギーをもたらすことができます。

外国人は日本人とは異なるバックグラウンドを持つため、日本人にはない視点を持っています。そのため、画期的なアイデアや新しい切り口を基に新規性のある課題解決や新たな挑戦を開拓できるかもしれません。

海外進出の足がかり

外国人労働者の採用は、企業にとって海外進出の足がかりとなり得ます。特に、既に海外進出を計画している場合、その国の出身者を雇用することで、海外進出の際の障壁を下げることができます。現地の言語や文化に精通したスタッフがいると、情報収集やマーケティング活動を行う際に大きな利点を持ちます。

海外進出をする際に現地の言葉やその国の文化をよく知っている人がいれば情報収集やマーケティングを行う際に大きな戦力となるでしょう。

外国人を採用する際のデメリット

続いては外国人採用のデメリットについて解説します。デメリットは以下3つあります。

それぞれについて詳しく解説します。

価値観と文化が異なる

異なる文化や価値観を持つ外国人労働者とのコミュニケーションは、課題となることがあります。多くの場合、日本語の理解が最低限必要ですが、外国人労働者の中には、日本語を積極的に学ぶかどうかは彼らの自己判断に委ねられています。業務が日本語を多用しない場合、外国人労働者の日本語力が完璧であるとは限りません。したがって、英語や他の言語に堪能な人材が少ない場合、コミュニケーションは難しくなるでしょう。

受け入れ体制の整備にコストがかかる

外国人エンジニアを採用する際には、就労ビザの取得や在留資格の確認など、外国人向けの管理プロセスをしっかりと構築する必要があります。外国人エンジニアの数に応じて、専任の管理担当者を配置することも必要とされ、そのための経費が必要です。

また、外国人を採用するためには

・日本語教育の体制作り
・日本の文化理解の機会提供など

といった教育面での受け入れ体制も構築する必要があるため、ここにもコストがかかります。

採用に至るまで時間を費やす

外国人を採用する場合、求人に対する応募は比較的迅速に集まりますが、渡航手続きや在留資格の申請などが必要であるため、日本国内の求職者と比較して、入社までに時間がかかることがあります。詳しい採用までにかかる期間については後ほど解説します。

人材採用が急務である場合、外国人を採用することは最善の手段ではない可能性があるため、留意する必要があるでしょう。

外国人を採用する際の流れ

ここからは外国人を採用する際の流れについて解説していきます。具体的な採用フローなので特に注意が必要です。採用フローは主に以下7つの段階があります。

それぞれについて詳しく解説します。

1. 雇用目的を明確にする

外国人労働者を採用することには多くの魅力がある一方で文化や言語の違いによる課題もあります。
そのため、ただ「安い労働力を確保する」という理由で採用を進めてしまうと自社にあった人材を採用できず、失敗に終わってしまう可能性があります。

したがって、求人を始める前に、どのようなスキルや知識を持った人材に、どのような仕事を任せたいのかやターゲットの年齢、雇用期間、雇用予定人数など、目的を明確にした上で詳しい採用計画を立てましょう。

2. 外国人募集を開始する

目的を明確にし採用計画を立てた後は、実際に立てた採用計画をもとにして外国人の募集を開始しましょう。具体的な募集方法には以下6つの媒体が挙げられます。

自社ホームページやSNS、新卒・転職求人サイトは費用を抑えられる一方で求職者が直接求人に応募するため、応募者のスクリーニングを自社で行う必要があります。
人材紹介会社は、ある程度応募者のスクリーニングをした上で自社へ繋げてくれるため、自社の手間が省けます。

リファラル採用とは自社の社員から友人や知人などを紹介してもらう手法を指します。
企業側のメリットとしては採用のコストを抑えたり、手間を減らすことができることが挙げられます。外国人からしても知人が職場にいることで安心でき、職場に馴染みやすくなるといったメリットがあります。

3. 必要書類（在留資格・就労ビザ等）を確認する

まずは外国人の書類をチェックし選考をしていきます。
履歴書や職務経歴書を確認することは当然ですが、履歴書の段階で就労ビザ取得の要件を満たさない方も多くいるのでこの段階でスクリーニングをしましょう。

また、履歴書は応募者の自己申告なのでそれらを裏付ける卒業証明証や成績証明書を提出してもらいましょう。

併せて、面接を実施する前に在留資格を確認しておきましょう。なぜなら在留資格には日本で働けるものとそうでないものがあるからです。
この在留資格はアルバイトで採用する場合であっても確認が必要とされます。

また、外国人を正式に社員として採用する場合、原則として就労ビザが必要とされ、多くの外国人は「技術・人文知識・国際業務」の在留資格で採用することになるでしょう。

あなたの会社が全部で19種類あるうちのどの種類に該当するのか、詳しくは法務省による「在留資格一覧表｜出入国在留管理庁」をご覧ください。

ちなみに、正社員として外国人を採用する場合は、就労ビザの申請手続きは雇用契約を締結していることが前提となるため、流れとしては内定を出したあとの手続きとなります。

4. 選考を行う

応募者の資格に問題がなければ、実際に面接などの選考を行います。
選考時には、日本人を採用する時と同じように、応募者の外国人のスキルや志望動機を見極めましょう。
具体的には、日本語能力の高さやその人材の得意とする分野と求める人物像とのマッチ度、日本で働く理由、自社で働く理由などを聞くと良いでしょう。

5. 雇用契約を結ぶ

選考の結果、応募者が求める人物像と一致すれば、雇用契約の締結に移ります。
外国人を相手に雇用契約を結ぶ際、その契約書が特に重要になります。
契約書の内容に漏れがあると、のちのトラブルに繋がりますし、口頭でのやり取り・説明では勘違いを生んでしまいます。
契約を結ぶ際の「労働条件通知書」または「雇用契約書」については、正しく理解してもらえるよう、相手の母国語で作成しましょう。

6. 在留資格申請・変更を行う

在留資格変更許可申請は入国管理局で行われます。
1ヶ月〜3ヶ月ほどの期間を要し、就労ビザは手続きを行えば必ず認められるというものではありません。
現時点では海外に在住している外国人を雇用する場合には、入国するための在留資格を申請する必要があります。
また、国内に在住している外国人であっても、在留資格の変更が必要となる場合があります。
申請する書類が多くあったり、システムが複雑であるため、外国人本人がしっかりと手続きを勧められているかどうか、確認してあげる必要があります。

7. 入社までの準備をする

上記の手続きを終えれば最後は入社までの準備を行います。
入社までに住居の確保、銀行口座の開設、ライフラインの契約、航空券の手配、引っ越し準備、事前研修、自治体への各種届出などを済ませなければいけません。
在留資格によっては、企業による事前ガイダンスやオリエンテーションの実施が義務付けられている場合があります。
それらの条件を全て確認して準備を行いましょう。

外国人採用にかかる費用は？

外国人採用にかかる費用は求める能力や人数によって変わってきます。
例えば、人材紹介を利用した場合、日本人と同様かそれ以上の能力・経験を求めるのであれば、紹介費用も日本人と同等かそれ以上になります。また、最低賃金法も守らなければならないため、極端に費用が安くなることはありません。
費用相場は、大きく海外在住者・日本在住者の2つのケースによって、変わります。

海外在住者のケース

海外在住者を採用する場合の想定費用は約100〜150万円です。内訳は以下の通りです。

海外在住のため、渡航費や在留資格を新たに取得するための費用、また日本での生活費が新たにかかります。

日本在住者のケース

日本在住者を採用する場合に発生する費用は約80〜100万円です。内訳は以下の通りです。

既に日本在住であるため、渡航費や生活に関わる費用はかからない分、海外在住の外国人よりも採用費用は少なくなります。

外国人を採用する際にかかる期間は？

では外国人を採用する場合、どれほどの期間がかかるのでしょうか。

求人開始〜内定

特定技能を持った外国人を雇う場合、海外在住者か国内在住者かにかかわらず、求人を開始してから内定までの期間は、約1〜2ヶ月になります。
技術・人文知識・国際業務の場合は、求人を開始してから内定・成約までには約1〜3ヵ月ほどの時間がかかります。

在留資格申請〜入社

それでは、内定後のフローである在留資格申請から入社までにはどれくらいの時間がかかるのでしょうか？
特定技能の場合は、国内在住者であれば約3.5ヵ月、海外在住者であれば約4ヵ月の時間を要します。
技術・人文知識・国際業務の場合は、国内在住者であれば約2ヵ月、海外在住者であれば約4ヵ月となるでしょう。

このように、いずれの場合でも国内在住者の方が早く入社できることがわかります。
しかし、これらの期間はあくまでも目安であり、在留資格申請が不許可になったり、追加の提出物が求められることにより期間が長引くことも考えられます。
そういったリスクも考慮し、計画的に採用活動を行いましょう。

外国人採用における注意点

外国人採用における注意点を募集・採用時・採用後に分けて解説します。

それぞれについて詳しく解説します。

募集する際の注意点

人材紹介会社で外国人労働者を募集する際、適切な会社を選ぶことが重要です。
過去の実績や顧客の評判を調査し、会社の信頼性を確認しましょう。 自社が求める業界や職種に特化した会社を選ぶことが重要です。オンラインのレビューサイトやSNSなどで口コミを確認し、他の企業や個人がその会社のサービスについてどのような評価をしているかを確認しましょう。
また、法令を遵守してない悪徳業者に注意が必要です。特に労働法や個人情報保護法などに適切に準拠しているかどうかを確認する必要があります。

採用する際の注意点

外国人採用を成功させるために以下7つのことに注意して実施しましょう。

それぞれについて詳しく解説します。

無料資料を集める

外国人労働者と日本人労働者を雇用する場合では必要書類などが煩雑で異なる点に注意する必要があり、初めて外国人労働者を雇用する場合には手間がかかり苦戦するかもしれません。

そんな時、費用を抑えて採用を行いたいという会社は無料資料を集めるといいでしょう。
外国人採用に特化したエージェントやサイトから、外国人採用のフローをまとめた資料や雇用契約書のサンプルなどを入手することができます。

こうした資料を集めるのは骨が折れますが、有用な情報を無料で取得できるチャンスなので積極的に取りに行きましょう。

在留資格を確認する

外国人を採用する際には、その人が日本で働くための在留資格を持っているかどうかを確認する必要があります。在留資格は、外国人が日本で合法的に滞在し、働くことを許可されるための資格です。留学生ビザ、技術・人文知識・国際業務ビザ、永住者ビザなど、さまざまな種類の在留資格があります。採用する候補者が適切な在留資格を持っていることを確認することは、雇用主の責任です。

日本語レベルを確認する

日本語能力試験などを参考にして、日本語レベルを確認する必要があります。ただ、日本語能力試験のレベルはあくまで一つの目安に過ぎないということに注意しましょう。試験では妖夢力と聞く力が評価されますが、書いたり話す力は考慮されていません。実際のビジネスでは全ての能力が必要となり、試験だけでは総合的な日本語能力を測るのは難しいでしょう。
資格を持っていても日本語での会話が苦手な人もいれば、逆に資格を持っていなくても流暢な人もいます。したがって、資格のレベルだけで判断せず、面接などで実際の日本語能力を確認することが大事になってきます。

採用・離職時の届出が必須である

外国人を雇用する場合、雇用主は雇用状況の届出を提出する必要があります。これは外国人労働者の雇用状況を役所に報告する手続きであり、日本の法律で義務付けられています。雇用状況の届出には、雇用する外国人の基本情報や雇用条件、在留資格、在留期間などが含まれます。
したがって、届出は外国人の労働者が適切な在留資格を持っていることを確認するための重要な手段でもあります。義務を破ると30万円以下の罰金が科される恐れがあるので注意しましょう。

労働条件を適切に伝える

外国人を雇用する際に労働条件を適切に伝える必要があります。
給与、勤務時間、休暇、福利厚生など、すべての労働条件が含まれます。特に、外国人労働者が日本の労働法や会社の規則を理解しやすいように、労働条件を明確かつ正確に伝えることが重要です。
また、言語の壁や文化の違いがある場合は、労働条件を十分に説明するための適切な手段を用意することも重要です。これにより、雇用関係が円滑に進み、労働者と雇用主の双方が納得のいく条件で働くことができます。

同一労働・賃金を守る

同一労働、同一賃金制度をきちんと守りましょう。外国人だからと言ってこれらの条件を破ることは許されません。外国人労働者に対して差別的な待遇をすることは違法であり、また倫理的にも望ましくないでしょう。
すべての労働者が同じ仕事を同じ条件で行い、同じ報酬を受け取ることが、社会的責任の一環として求められます。
これにより、職場における平等性と信頼が高まり、労働者間の溝が埋まります。

価値観・文化の違いを事前に理解しておく

外国人を雇用する際には、事前に価値観・文化を理解しておきましょう。外国人労働者の雇用に関連する一般的な課題は、異なる文化的背景や習慣からくる仕事に対する異なるアプローチや、日本の一般的な社会習慣に関する認識の違いがあります。外国人の価値観や文化は日本人の持っている価値観や文化と違うことがほとんどです。そのため、円滑に業務を進めるためには、日本人と外国人の双方が互いの価値観・文化の違いを理解しておく必要があります。

特に外国人は慣れない日本人のコミュニティに所属することになるため、一人で悩みを抱え込んでしまうことがあります。そのような状況に追い込まれてしまわないように、互いに理解し、歩み寄る姿勢を大切にしましょう。
外国人労働者が持つ独自の背景や文化を考慮に入れ、受け入れるための適切な環境を整えることが、円滑な労働環境を構築し、トラブルを未然に防ぐために重要です。

採用後の注意点

「採用活動」とは採用をしたら終わりではありません。採用後のフォローも「採用活動」に含まれていると考えましょう。ここでは、外国人を採用した後に注意すべき点について解説していきます。主な注意点は以下4つあります。

それぞれについて詳しく解説します。

在留資格の手続きをする

入社が決定した後は、在留資格の申請を進める必要があります。在留資格に関しては採用した外国人の状況により異なります。在留資格の入社前の確認は必須項目であるため、必ず行いましょう。また、自社で外国人を採用するのが初めての場合、行政書士に依頼することも可能です。

在留資格には、就労が制限されているものと、就労が認められているものがあります。もちろん、就労が制限されているものに関しては、場合によっては在留資格の変更が必要になります。入社前に必ずチェックすべきです。

銀行口座の開設をサポートする

外国人を採用後は、銀行口座の開設もサポートしましょう。銀行口座開設には企業側と外国人の両者にとってメリットがあります。

企業側に関しては、給料の受け渡しを統一することでコストを減らすことができるという利点があります。
働く外国人側に関しては、以下2つのメリットがあります。

従業員である外国人が働きやすい環境を作る一環として、銀行口座の開設は支援すべき事柄であるといえます。

異文化コミュニケーション研修を実施する

日本と海外では文化や価値観が違う点に注意する必要があり、お互いの文化や価値観を理解していく必要があります。
そんな時に異文化コミュニケーション研修を実施しましょう。

異文化コミュニケーション研修では、多様な価値観に対して自分の考えを分かりやすく発信し合意を得るためのコミュニケーションスキルの基本について学びます。

今後も継続的に外国人採用を実施する場合は、研修サービスを提供する専門家に任せましょう。
正確にナレッジを吸収できれば、自社だけで実施できるようにもなるでしょう。

定期的にMTGを実施する

外国人労働者は仕事が定着しにくいという特徴があります。そのため定期的にMTGを実施し、仕事を定着させる必要があります。

まずは外国人労働者が離職してしまう理由を見てみましょう。
ヒューマンホールディングス株式会社の調査による下記のグラフをご覧ください。
本調査によると、外国人労働者が離職してしまう1番の理由が上司のマネジメントへの不満です。

外国人労働者は日本人の多い環境で仕事をしているため、一人で悩みを抱えてしまうことが多いのです。
定着しにくさを克服するためには、定期的にMTGを実施しましょう。MTGで積極的に業務の進捗を聞きアドバイスを行うことが重要です。
また、業務内容だけでなく少しずつプライベートな悩みについて聞いてみるのもいいでしょう。
また、職場環境を多様化し、異なる文化的背景を持つ人々が共存しやすい環境を作ることも大切です。

【参考文献】「【共同調査】日本で働く外国籍人材の超早期離職率28％、モチベーションダウン率53％の実態とは？ ～日本国内の就労者受入れで工夫すべきポイントを調査～
」ヒューマンホールディングス株式会社

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まとめ

今回は外国人採用におけるメリット・デメリットや流れ、注意点などをまとめました。
特に注意点について募集・採用時・採用後にわけて詳しく解説しました。
注意点とは少し違いますが、個人的に採用活動を自社で行う場合は無料資料を集めるのがおすすめです。
もし資料を集めても不明瞭な点があれば、実際に専門家へ面談を依頼しサポートしてもらうといいでしょう。

外国人採用は少々煩雑ですが、大きな流れは日本人採用と変わりません。
注意点をしっかり踏まえて一緒に外国人採用を成功させましょう！