特定技能外国人を自社支援する際の必要要件は？メリット、必要書類まで解説！

2019年に開始された「特定技能」制度は、人手不足が深刻な産業分野において、外国人労働者を受け入れるために設立されました。この制度を活用する企業にとって、特定技能外国人が円滑に職場と生活に適応できるよう、自社支援が重要です。

自社支援には、住居の手配や生活ガイダンス、日本語教育の提供などが含まれます。これにより、特定技能外国人が安心して働き続けられる環境を整えることが可能です。また、支援の一環として専任スタッフを配置するケースもあり、これらの取り組みが企業にとっても安定した人材確保につながります。

この記事では、特定技能外国人受け入れにおける自社支援の基本内容とその準備について簡潔に解説します。

特定技能外国人の自社支援とは？

特定技能外国人の支援について、多くの方が「登録支援機関に委託しなければならない」と考えがちですが、実際には「管理委託」か「自社支援」を選択できることが、出入国在留管理庁の運用要領により明示されています。

特定技能外国人が受け入れられるようになる以前、技能実習生を受け入れている企業では、監理団体への委託が必須であったため、特定技能外国人の場合も同様に管理委託が必要だと考えるケースが多いですが、特定技能では企業自らが支援を行う「自社支援」が可能です。これにより柔軟に外国人労働者をサポートすることが可能です。

自社支援とは、特定技能外国人に対する必要な支援活動を、登録支援機関に委託せず、受け入れ企業自身が行うことを指します。

特定技能外国人を自社支援する場合の全体の流れと必要期間

特定技能外国人を自社支援する場合の全体の流れは以下の図のようになっています。以下のプロセスには、事前準備と審査の期間を含めて数か月かかることが一般的です。また、勤務期間中の支援については、定期的、または必要な時に随時行っていきます。

1. 外国人の採用

国内または海外で特定技能の試験に合格している外国人を採用します。技能実習2号を修了した場合は、試験の合格は不要です。

2. 支援計画の作成

法令に基づき、支援計画書を作成します。この計画書には、支援内容や担当者が記載され、後の在留資格申請に使用されます。この際専門知識が必要になるため、行政書士や弁護士に作成を依頼すると良いでしょう。

3. 事前ガイダンス

雇用契約前に外国人に対し、入国手続きや雇用条件について3時間以上のガイダンスを実施します。これには外国人が理解できる言語を使用する必要があります。

4. 雇用契約の締結

ガイダンスで説明された条件に同意後、外国人と雇用契約を結びます。

5. 在留資格の申請

在留資格認定証明書の申請を行います。審査には通常1〜2か月かかります。

6. 住居の確保と入国準備

入国が許可された後、住居の確保や空港への出迎えを行います。

7. 生活支援と日本語学習

在留中、生活オリエンテーションや日本語学習のサポートを行い、定期的な面談や行政手続きの情報提供も行います。

自社支援にはどんなメリット・デメリットがある？

特定技能外国人を自社支援するメリット・デメリットを紹介いたします。

メリット

自社支援には以下のようなメリットがあります。

コスト削減

登録支援機関に委託する場合の費用（1人あたり月額2〜3万円程度）を節約できます。
柔軟な対応外国人労働者と直接コミュニケーションを取ることで、彼らのニーズや問題を迅速に把握しやすく、業務改善にも素早く対応できます。

ノウハウの蓄積

外国人雇用に関する管理ノウハウが社内に蓄積され、今後の自社支援の対応がスムーズになります。

従業員の定着率向上

直接支援を行うことで、従業員との関係が深まり、結果的に離職率の低下につながるでしょう。

デメリット

自社支援には以下のようなデメリットがあります。

時間と労力

支援業務には多くの時間と労力がかかり、特に慣れていない場合は負担が大きいです。特に、支援担当者には、特定の法的要件や生活相談業務の経験が求められるため、それを満たす必要があります。

専門知識の必要性

法令や支援業務に関する知識が必要で、教育や管理の担当者の教育に手間がかかります。

人件費の増加

自社で支援を行うためには専任担当者が必要になり、それに伴う人件費が発生します。

また、法的な問題が起きた時にすぐに対応できるように法令に関する知識が豊富な人材を雇おうとすると人件費が大きく上昇するため、長期的に見て自社支援の割高な人件費に見合った成果が出るか事前に十分検討するべきです。

自社支援に必要な要件は？

自社支援に必要な要件は以下の5点です。

以下でそれぞれについて説明します。

2年以内に中長期在留者（外国人）の受入れ実績がある

自社で特定技能外国人を支援するためには、過去2年間に中長期在留者の受け入れや支援業務を行った実績が必要です。この実績には、技能実習生や特定技能外国人の受け入れ実績が含まれます。よって、初めから自社支援できるわけではありません。

支援責任者、支援担当者を専任する

特定技能外国人を自社支援するには、支援責任者及び支援担当者の専任が必要です。

支援責任者とは、支援担当者を監督する人のことです。受け入れ企業の役員または職員の中から選定します。支援担当者とは、支援計画に沿った支援を実施する人のことです。受け入れ企業の役員、または、職員で、常勤者から選定します。

支援責任者と支援担当者は兼任可能のため、最低1名の人員を確保できていれば問題ありません。また、支援責任者及び支援担当者の選任には、中長期在留者の生活相談業務を行った実績が求められます。

これは2年以内に中長期在留者（外国人）の受入れ実績があるという条件を達成する際にほぼ同時に達成できます。支援責任者及び支援担当者は、過去2年間の中で、中長期在留者の生活相談業務を行った経験がある者を専任する必要があります。ただし、業務として行った経験のみ当てはまり、個人的な相談や、ボランティアとしての相談は当てはまりません。

支援の中立性を確保する

支援責任者及び支援担当者は、特定技能外国人を業務中に監督する部署に所属していない者を専任する必要があります。

特定技能外国人と企業の間でトラブルがあった場合に、支援責任者及び支援担当者は中立な立場で対応する必要があるからです。

例えば、製造の特定技能外国人を雇用する場合、支援責任者及び支援担当者の所属部署が製造関連ではなく、人事や総務などであれば条件を満たすことができます。

特定技能外国人支援に係る文書の作成・保管ができる

提出書類は紙である必要はありません。オンライン上での保管かつ、必要な時に印刷ができることが求められます。特定技能外国人の在留資格の申請書類、定期面談、定期届出等の書類について適切に保管ができれば条件を満たすことができます。

支援実施義務の不履行がない

特定技能外国人を受け入れる際には、定期的な面談が義務付けられています。企業は特定技能外国人を受け入れる際、定期面談やオリエンテーションのような義務的な支援を行う必要があります。

その他いくつかの条件もありますが、法律違反や外国人に関する書類の保存ができないなど、特別な問題がない限り、ほとんどの受け入れ企業は自社支援（自社管理）の条件を満たします。

特定技能外国人を自社支援する際の必要書類

特定技能外国人を自社で支援する場合は、以下4点の書類提出が必要になります。

以下でそれぞれの書類について解説します。
※必要書類は出入国在留管理庁「特定技能関係の申請・届出様式一覧」でダウンロードできますので、必要に応じてご確認ください。

参考：）「特定技能関係の申請・届出様式一覧 」 出入国在留管理庁

支援計画の変更に係る届出書

自社支援に切り替える場合、特定技能所属機関の項目については29〜32、登録支援機関については33.10～18、支援の内容については34.19～28にチェックを入れます。それ以外の項目については記入例の通りに記入しましょう。

新しい支援計画書

この書類は支援計画の変更に係る届出書の計画変更に関する具体的な変更内容を記載するためのものです。この書類も支援計画の変更に係る届出書と同様記入例が存在するため、その記入例に沿って記入しましょう。

特定技能所属機関による支援委託契約に係る届出

この書類にも記入例があるため、その記入例に従えば良いのですが、自社支援を開始する場合、支援委託契約を解除することになります。よって、①契約を終了した場合の記入例を使用することに注意が必要です。

特定技能所属機関概要書

この書類も上記の書類と同様記入例が存在するため、その記入例に従えばよいのですが、中長期在留者の受入れ実績等の項目の受入・管理人数は新規受入人数ではなく延べ人数を記入することに留意しましょう。

自社支援を成功させるポイント

法的要件を満たすこと以外で自社支援を成功させるポイントは、支援計画の適切な作成と定期面談とフォローアップです。

支援計画の適切な作成

支援計画は、特定技能外国人の入国から就労、生活に至るまでの支援を網羅する必要があります。支援内容や進捗管理、書類の作成と保管などを計画的に行い、達成できるような支援を実施することが肝要です​。

定期面談とフォローアップ

3か月に1度、外国人と上司との間で定期面談を行い、労働環境の確認や相談対応を行います。この面談を行うことは義務なのですが、問題が発生した場合、すぐに対応できる体制を整え、報告書の作成・提出を徹底できるような体制を整えて置くことが自社支援成功につながります。

自社支援を成功させた受入れ企業の事例

以下の3社は自社支援を成功させているためそれらの企業を紹介します。

株式会社佐竹製作所

株式会社佐竹製作所は特定技能外国人を数多く受入し、そのメソッドを生かして佐竹グループのファクトリーラボにおいて外国人人材コンサルティング事業を行っています。

また、山形工場の日本人従業員の採用難から10年以上前から外国人従業員の採用を進め、現在では、総勢70名のベトナム、タイ、インドネシアのグローバル人材が工場で活躍しております。工場内に託児所を設けているので、夫婦で働いてお子様は託児所で預かるという、家族ぐるみで就労できる体制が取れています。

人材募集に関しては、タイのバンコクに現地の人材紹介会社を設立し、佐竹製作所の自社社員の募集だけではなく、他社にも人材紹介事業を行っております。

株式会社アイデン

株式会社アイデンは、石川県に拠点を置く、製造業を営んでいる企業で、特定技能外国人を積極的に受け入れています。主な製造品はFA制御盤や低圧配電盤、分電盤などです。

同社では、技能実習を修了した外国人労働者を特定技能として採用することで、外国人労働者のニーズを汲んだスムーズな業務移行と労働者の定着を実現しました。これにより、外国人労働者が長期的に企業に貢献できる体制を整えました​。そのうち、特定技能1号外国人労働者は7名おり、全員がベトナム国籍です。

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