「登録支援機関」とは？特定技能制度における役割や費用、選び方について解説

特定技能制度に関わる「登録支援機関」という組織をご存知でしょうか。今後、外国人労働者を雇用したいと考えている方にとっては、この登録支援機関を巧みに活用することが重要です。
今回は登録支援機関の役割や費用、選び方などについて紹介していきます。

登録支援機関とは

登録支援機関、通称「Registration Support Organization」は、特定技能制度において非常に重要な役割を果たす組織や機関です。特定技能外国人が日本での労働活動や生活を円滑かつ安定的に行うために、特定技能所属機関（受入れ企業）から委託され、在留期間中の支援計画策定と実施を担当します。

出典：）「登録支援機関について」外務省

「特定技能制度」は、日本国内における人手不足の緩和を目的とした制度で、2019年4月に導入されました。

この在留資格「特定技能」は、特定の産業分野（現在は12分野14業種）において、即戦力として活躍できる外国人材が日本で働くことを可能にしました。

特定技能には「特定技能1号」と「特定技能2号」の2つのカテゴリが存在し、1号は12分野（かつては14分野）を対象とし、2号は介護分野を除く11分野に適用されています。この制度を通じて、特定の分野においてスキルを持つ外国人が、日本の労働市場で積極的に活動できるようになりました。

【参考文献】「特定技能ガイドブック」出入国在留管理庁

特定技能所属機関は、特定技能外国人の職場での業務遂行、日常生活のサポート、社会での適応を確保しなければなりません。

しかし、特定技能外国人の多様なニーズに応え、適切な支援を提供することは困難な場合もあります。
ここで、登録支援機関が登場し、特定技能外国人に対する支援計画の策定と実行を代行します。

登録支援機関として登録できるのは、幅広い背景や専門性を持つ個人や団体であり、例えば業界団体、社労士、民間法人、行政書士などが該当します。
これらの登録支援機関は、出入国在留管理庁長官による正式な登録を受けた組織です。

登録の要件

以下の要件で登録支援機関を申請することができます。

出典：）「特定技能に係るリーフレット（登録支援機関向け）」出入国在留管理庁

登録を受けるための基準

登録を受けるための基準は2つあります。

出典：）「登録支援機関について」外務省

登録支援機関の役割

登録支援機関は、特定技能所属機関から委託を受け、特定技能外国人をサポートするための支援体制を整備し、支援計画書を作成する主な役割を果たしています。

これには、義務的支援や任意的支援の計画を策定する作業が含まれます。

特定技能所属機関が特定技能外国人に対する支援業務を難しいと判断した場合、
登録支援機関に仕事が委託されます。この際、業務委託が行われますが、その内容は非常に責任あるものです。義務的支援や任意的支援など、支援の具体的な内容に関して計画を策定し、適正に実施されているかどうかを定期的に確認します。

登録支援機関としての登録後は、四半期ごとに支援状況の報告が求められます。
これにより、行政機関に対して支援が適切に行われているかどうかを報告し、透明性と責任のある支援が行われることが確認されます。

支援内容

特定技能外国人に行う支援は主に9つあります。

これらの支援内容は、義務的支援と任意的支援の二つに分けられます。
義務的支援は必ず行う必要がある支援のことで、任意的支援は行うことが望ましい支援です。
そのことを踏まえた上でそれぞれの支援における義務的支援と任意的支援を見てみましょう。

事前ガイダンスの提供

業務の内容や労働条件に関すること、日本で行える活動の範囲などについて説明します。

義務的支援

特定技能外国人に、業務内容、報酬、労働条件、入国手続き、契約に関する情報を提供し、確認書を収集する必要があります。

任意的支援

入国時の日本の気候や服装。国から持参すべき物、持参した方がよい物、持参してはならない物の情報提供等をすることが可能です。

出入国の際の送迎

特定技能外国人の出入国の際に、空港と事業所（または住居）間の送迎を行います。

義務的支援

１号特定技能外国人がが入国および出国する際に、送迎を提供することが求められます。
ただし、一時帰国の場合は、出入国の支援は不要となります。

任意的支援

特定技能2号に変更し、日本に滞在している場合、法的には送迎が義務づけられていないものの、特定技能所属機関は外国人が円滑に帰国できるよう、送迎や関連費用の支援を提供することができます。

住居確保・生活に必要な契約支援

特定技能外国人に対して日本での生活や住居の確保の支援を行います。

義務的支援

住居提供、銀行口座開設、携帯電話契約、公共サービスへの登録、生活必需品の購入支援を行う必要があります。

また、特定技能外国人が賃貸契約を結ぶ際には、登録支援機関が不動産仲介業者や賃貸物件の情報を提供し、必要に応じて外国人に同行して住居探しの補助を行う必要があります。

任意的支援

雇用契約が終了し、新しい雇用先が確定するまでの期間、特定技能外国人は生活面での不安を抱えることがあります。

この時、特定技能所属機関は住居契約の変更や解約手続きの補助だけでなく、生活費や必需品の提供をすることが可能です。

生活オリエンテーションの実施

生活オリエンテーションは、特定技能外国人が日本に入国した後に行います。

義務的支援

登録支援機関は、特定技能外国人が入国後に円滑な生活を始めるために生活オリエンテーションを提供する義務もあります。
このオリエンテーションでは、金融機関の利用方法や交通ルール、医療機関の利用方法など、日本での生活に関する様々な情報が提供することが必要です。

任意的支援

特定技能外国人の生活に必要な情報を提供する生活オリエンテーションが行われます。このプログラムでは、金融機関の利用方法や交通手段の利用方法から、地域社会との交流の手引きまで、多岐にわたるトピックが取り上げられ、外国人の適応をサポートすることができます。

相談又は苦情への対応

相談苦情対応を行います。

義務的支援

相談内容に基づき、必要な助言や指導を提供することが必要です。そして、特定技能外国人が抱える問題に対する具体的なサポートが必要です。

任意的支援

特定技能外国人が問題や苦情を報告しやすい環境を整えるため、特定技能所属機関は専用の窓口情報を提供することができます。
相談内容に応じて適切な機関への案内や手続きの補助が行われ、定期的な面談により外国人の状況を確認し、適切なアドバイスを提供できます。

日本語学習機会の提供を支援

日本で暮らし業務を行うにあたって必要な言語の習得を支援します。

義務的支援

外国人が日本での生活と業務を円滑に進めるための登録支援機関がするサポートとして具体的には、日本語学習に関するサポートが含まれます。

まず適切な学習環境を見つけるために、外国人に対して日本語教室や学校に関する情報を提供します。 自主学習を支援するために、オンラインで利用可能な日本語講座や学習教材の情報提供を行います。 学習環境の整備に向け、利用契約の手続きや学校への入学手続きに関してサポートを提供します。

任意的支援

日本語学習の機会を積極的に提供し、外国人のスキル向上と資格取得をサポートします。オンライン講座の企画や学習教材の提供、などが含まれます。

日本人との交流促進

地域団体等の主催する地域のお祭りなどの行事の案内などを行います。

義務的支援

登録支援機関は、外国人と日本人との交流を促進するため、以下の支援を実施する必要があります。まず、地方公共団体やボランティア団体が主催する地域住民との交流の場に関する情報を提供します。これによって、外国人労働者は地域社会に参加しやすくするのです。
次に、地域の自治会などへの案内や参加の補助も行います。

任意的支援

地域の行事や交流イベントへの参加を支援するため、特定技能所属機関は柔軟な勤務時間の調整や有給休暇の利用を許可します。これにより、外国人と日本人の相互理解と信頼が深まり、地域社会との一体感が生まれます。

公的手続きへの同行

日本のルールや言語能力などの事情で外国人本人では手続きが不可能な場合などに同行して支援します。

義務的支援

登録支援機関は、外国人が日本の法令や言語の理解が難しく、自身で手続きが難しい場合に支援を提供します。必要に応じて、外国人が住居地や社会保障、税金などの公的手続きを行う際に同行し、または書類の作成において補助を行います。

転職支援

特定技能雇用契約を解除される場合の転職支援、必要な行政手続きの情報提供等を行います。

義務的支援

公共職業安定所や他の職業安定機関、または職業紹介事業者などを特定技能外国人に案内し、必要に応じて同行して次の受け入れ先を見つける手助けを行います。
外国人の希望条件、技能水準、日本語能力などを考慮し、適切な職業相談や就職活動の推進を支援し、必要に応じて推薦状を作成します。特定技能所属機関が職業紹介事業を行う場合は、その許可や届出を基にして就職先の仲介も担当します。

任意的支援

有給休暇を付与したり、行政手続きをサポートすることができます。

定期的面談・行政機関への通報

特定技能外国人が不当な扱い受けないようチェックし、また外国人本人が何かあった際に連絡できるよう補助するものです。

義務的支援

登録支援機関は外国人従業員とその上司との間で3か月に1回以上の面談を実施します。この面談では、生活オリエンテーションの内容が再確認され、労働環境が適切であるかどうかが確認をします。もし労働関係法令に違反が疑われる場合は、関連する行政機関に通報されます。

さらに、特定技能外国人が資格外の活動を行ったり、在留カードに関連する問題が生じた場合は、出入国管理局への通報が行われます。これにより、外国人が安心して労働し、生活するための環境が整えるのです。

任意的支援

問題が発生した際に外国人自らが通報を行いやすいよう、行政などの関係当局の窓口一覧をあらかじめ提供しておくことが可能です。

これらの支援が特定技能外国人の安心・安全な生活と円滑な帰国をサポートし、日本という社会における彼らの存在がより良いものとなることが期待されます。

登録支援機関を利用するメリット

登録支援機関を活用する際の主なメリットは以下の3つです。

それぞれについて詳しく解説します。

専門性への集中

登録支援機関への業務委託により、企業は特定技能外国人に業務に焦点を当てた指導に専念できます。支援業務の計画と遂行は複雑で労力を必要とするタスクであり、これを企業内で遂行することは容易ではありません。したがって、支援業務を登録支援機関に委託することで、企業は業務に特化したサポートを提供することができます。

負担の削減

支援業務に必要な時間とリソースを削減できるため、企業内の日本人社員にかかる負担が軽減されます。特に、人手不足の企業や忙しい期間において、支援業務を自社で行うことは非常に困難です。登録支援機関に業務を委託することで、負担が軽減され、業務の効率的な遂行が可能となります。

信頼性とトラブルの予防

外国人労働者に支援業務を提供することは、企業内でのみ行うことが難しい場合があります。しかし、登録支援機関を活用することで、第三者が支援業務を提供し、外国人労働者は悩みや問題を打ち明けやすくなります。

これにより、潜在的なトラブルを事前に発見し、適切に対処できる可能性が高まります。また、特定技能外国人の雇用が十分でないと判断された場合、雇用終了のリスクも軽減されます。
これらの利点により、登録支援機関への業務委託は、外国人労働者へのサポートを円滑にするための方法です。

登録支援機関を利用するデメリット

登録支援機関を利用する際のデメリットは以下の2つです。

それぞれについて詳しく解説します。

委託管理費が大きくかかる

登録支援機関を利用するには大幅なコストがかかります。新規登録する際には2万8,400円必要になります。また、更新する際にも1万1,100円かかります。

悪質な機関がある

登録や申し込みをする際は、信頼できる機関を選ぶことが重要です。公式の機関を利用するか、複数の選択肢を比較し、適切な登録支援機関であるかどうか確かめる必要があります。

登録支援機関の申請要件（内部化）

登録支援機関として特定技能外国人をサポートする方法を見ていきましょう。

体裁の準備

登録支援機関は、特定技能外国人支援計画の全体を遂行できる組織体制を整備する必要があります。これは、計画の一部または全部を他者に委託できる特定技能所属機関とは異なり、登録支援機関は自己で委託を受けた支援業務を実施することが求められます。

また、登録支援機関が行う支援業務は、特定技能所属機関からの委託に基づいています。支援計画の全部を委託され、自らが実施することが求められるため、支援の主体性と責任が明確になります。

更新とかかる費用

登録支援機関は登録後、5年ごとに更新手続きを行う必要があります。持続的な高品質な支援を提供するため、定期的な更新が求められます。

登録支援機関の登録を希望する場合、以下の手数料が必要です。手数料は申請の種類によって異なります。

新規登録: 2万8,400円
登録更新: 1万1,100円

手数料は手数料納付書に収入印紙を貼付して納付する必要があります。

申請手続き

登録支援機関登録申請書は、申請者の本店または主たる事務所（住所）の管轄地域の地方出入国在留管理局に提出されます。支援業務の実施場所に関係なく、本店の所在地が管轄地域になります。

出典：）「登録支援機関の登録申請」出入国在留管理庁

1. 申請方法

申請は郵送または持参により行います。代理人が申請を行う場合は、委任状などの書類が必要です。

2. 申請書の記載事項

申請書には以下7つの事項を詳細に記載する必要があります。

3. 申請書の添付書類

申請書には5つの添付書類が必要です。

登録支援機関内部化の課題

上記のことから登録支援機関の内部化には課題が多いことが考えられます。
申請のための時間的コスト、外国が理解することができる言語を習得した人を採用する人的コスト、書類不備や十分な法令の理解の不足による法令違反リスクなどがあります。

コストやリスクの観点から登録支援機関を外部委託する検討も必要であると考えられます。

登録支援機関の費用

次は登録支援機関に支援を依頼する際の費用を見ていきましょう。
出入国在留管理庁のデータによると、特定技能外国人１人当たりの支援委託料（月額）の平均金額は28,386円となっています。

特に15,000円から30,000円の価格帯が全体の70%以上を占めることがわかります。

公益社団法人国際厚生事業団が行った調査によると登録支援機関の費用は受け入れ時に50,000円程度、毎月23,000円程度かかるとされており、登録支援機関によって金額に差があるのが現状です。

出典：）「登録支援機関の費用」公益社団法人国際厚生事業団

登録支援機関の選び方

登録支援機関の選び方は以下の三つです。

対応可能な言語の種類

登録支援機関の言語対応は非常に重要です。外国人労働者と円滑にコミュニケーションをとるために、彼らの母国語に対応できることが必要です。通訳や翻訳のスキルや範囲についても確認すべきで、また、同様の事例での実績があるかも検討すべきです。

所在地

登録支援機関の所在地と自社の場所の距離は考慮すべきです。登録支援機関が遠くにある場合、外国人労働者に対する迅速なサポートが難しくなります。できるだけ近隣の登録支援機関を選ぶことが重要です。

委託費用

一人当たり25000円であったり、50000円であったりと登録支援機関ごとに業務委託費用に差があるため、複数の選択肢を比較し、適正な費用を見極める必要があります。ただし、費用だけでなく、提供されるサービス内容や法令順守の度合いにも注意を払うべきです。支援業務の明細と内容を確認し、外国人労働者の円滑なサポートを確保する決定をしましょう。

これらの要因を注意深く考慮することにより、登録支援機関の選択プロセスがスムーズに進み、適切な選択を行うのに役立つでしょう。

登録支援機関を選ぶ注意点

登録支援機関を選ぶ注意点は二つあります。

それぞれについて詳しく解説します。

支援範囲の確認

外国人労働者や企業の間でのコミュニケーション不足により業務に問題が発生することがあります。このような場面を想定し登録支援機関が介入するか等について予め確認することが必要となります。

受け入れ企業の努力がもちろん必要となりますが、より良い職場環境を作るためにも確認することが推奨されます。

カルチャーサポート

登録支援機関が言語対応することが必須ではありますが、カルチャーを尊重して特定技能外国人をサポートできるかは注意するポイントであると考えられます。

カルチャーに基づいたサポートを行うことで外国人労働者の心的負担を軽減すると共に必要な情報提供やアドバイスが十分に提供されるため企業側は確認することをおすすめします。

外国人エンジニアの採用ならRISE for Business

株式会社WILLTECが運営する外国人エンジニア紹介サービス「RISE for Business」を利用すれば、効率的に外国人エンジニアの採用を行えます！

ご興味のある方はぜひお問合せください！
お問い合わせ先:https://www.risefor-business.com/landing/top

まとめ

登録支援機関の選定においては、その体制や実績が実際に業務を遂行できるかどうか、費用対効果が見合っているかなどを十分に検討する必要があります。企業が特定技能外国人を採用する際には、登録支援機関の存在が非常に重要です。適切なポイントを考慮し、自社に最適な登録支援機関を選択することが重要です。